一、排版前的准备工作
在开始排版之前，明确文档的用途和受众是至关重要的。不同的文档类型（如报告、论文、简历、宣传册）需要不同的排版风格。确定好文档的整体结构，包括标题层级、段落划分和内容顺序，可以大大提高排版效率。
建议先在纸上或思维导图软件中规划好文档大纲，再开始在Word中进行实际排版操作。
小贴士：使用Word的"样式"功能可以快速统一文档格式，避免手动设置带来的不一致性。
二、基础格式设置
1. 字体与字号
选择易读的字体是排版的基础。中文文档推荐使用宋体、黑体、微软雅黑等标准字体。正文一般使用10.5-12磅字号，标题则根据层级逐级增大。
- 一级标题：小二号或三号字
- 二级标题：四号字
- 三级标题：小四号字
- 正文：小四或五号字
2. 段落与行距
合理的段落设置能提升文档的可读性。建议正文行距设置为1.5倍或固定值20-24磅。段前段后间距可根据标题层级设置，一般为0.5-1行。
避免使用空格进行段落缩进，应使用"首行缩进"功能，通常设置为2字符。
三、高级排版技巧
1. 页眉页脚设置
页眉通常包含文档标题或章节名称，页脚则常用于页码、公司信息等。通过"插入"→"页眉和页脚"功能可以轻松添加。
对于长文档，可以设置"奇偶页不同"或"首页不同"，实现更专业的排版效果。
2. 目录自动生成
使用Word的"样式"功能为各级标题设置格式后，即可通过"引用"→"目录"自动生成目录。当文档内容修改后，只需右键点击目录选择"更新域"即可同步更新。
3. 分节符的使用
当文档需要不同的页眉页脚、页码格式或页面方向时，应使用"布局"→"分隔符"→"分节符"。这可以让文档的不同部分拥有独立的格式设置。
四、常见问题与解决方案
1. 格式混乱怎么办？
使用"清除格式"功能（通常为"Aa"图标）清除所有格式后重新设置，或使用"格式刷"统一格式。
2. 图片与文字排版
合理设置图片的"文字环绕"方式（如四周型、紧密型、上下型），避免图片影响文字阅读流。
3. 长文档管理
使用"导航窗格"可以快速浏览文档结构，通过"多级列表"功能创建规范的章节编号体系。